Was tun, wenn Unterbrechungen wieder bei der Arbeit im Büro stören? So kann man Stress vermeiden!

Unterbrechungen bei der Arbeit von AssistentInnen und SekretärInnen gehören leider zum Alltag. Und je nachdem wo wir arbeiten gehört das Gestörtwerden teilweise sogar zu unserer Hauptaufgabe. Immer erreichbar sein, gilt im Arbeitsalltag und im Privatleben heutzutage als normal.

Wie häufig wir Unterbrechungen bei der Arbeit erleben ist uns nicht immer bewusst, doch jeder kennt es: Wenn man gerade in einer wichtigen Aufgabe steckt, z.B. die Reisekostenabrechnung fertigstellen oder Du liest Dich gerade in eine wichtige Korrespondenz ein –  da klingelt das Telefon, oder es kommt Dein Kollege herein, weil er „nur kurz“ eine Frage hat. Auch Emailbenachrichtigungen können stören und bringen uns aus dem Gedankengang, den wir uns grad so mühselig erarbeitet hatten.

Habt Ihr auch das Gefühl, dass es nach einer Unterbrechung erschwert ist, wieder in die, sagen wir mal: „Primäraufgabe“ zurück zu kommen? Dann möchte ich Euch erklären, dass dies ganz natürlich ist. Es gibt einige der KollegInnen, die dann an sich selbst zweifeln, macht Euch jedoch keine Sorgen, denn Ihr seid immer noch die Top-MitarbeiterInnen.

Wenn wir bei einer Aufgabe unterbrochen werden und von einer Aufgabe zur nächsten umschalten müssen, und dann von dieser wieder zurück zur eigentlichen Tätigkeit umschalten, erhöht sich der Aufwand, der zur Fertigstellung der eigentlichen Tätigkeit benötigt wird. Damit ist gemeint, dass wir, besonders bei komplexen Gedankengängen und Aufgaben, einen erhöhten kognitiven Aufwand betreiben müssen. Wenn dies sich häuft, dann kann sich bei dem Unterbrochenen das Gefühl einstellen, dass er sich Überfordert fühlt, denn man kommt einfach nicht mit seiner Arbeit weiter, man wird nicht fertig und sieht keine Fortschritte. Die Arbeit auf dem Schreibtisch türmt sich auf. Natürlich führt das dazu, dass auch die Stimmung, die Gefühle und der Körper auf diese Belastung reagiert. Stress ist die Folge! Und wenn dieser Stress nur ab und an auftritt, empfindet man das manchmal sogar als positiv, solange man diese Stresssituationen gut bewältigen kann. Ist man jedoch durch ständiges Unterbrochenwerden chronisch gestresst, kann das zu schweren psychischen und körperlichen Folgen führen. Schlafstörungen, Konzentrationsschwierigkeiten oder Bluthochdruck sind nur einige der Folgen die ich hier nennen möchte.

Wie kann man Stress durch Unterbrechungen vermeiden?

Am sinnvollsten ist es die Unterbrechungen in solchen Situationen gänzlich zu vermeiden, so spart Ihr Energie und kommt zügiger mit der Arbeit voran. Unterbrechungen von KollegInnen könnte man natürlich abwürgen und oft würde ein „Nein“ reichen. Das stellt sich jedoch in der Praxis nicht immer als ganz einfach heraus. Besonders, wenn man persönlich von Jemandem unterbrochen wird oder um etwas gebeten wird, wird das „Nein-Sagen“ zur großen Hürde, denn hier spielen soziale Normen und Werte unserer Gesellschaft auch eine sehr große Rolle. Beispielsweise könnte das „Nein“ als unhöflich oder als unkollegial aufgefasst werden. Es wäre natürlich eine Möglichkeit das „Nein“ freundlich zu verpacken.

Ein „Nein“ freundlicher verpacken…

Freundlich und bestimmt, am besten mit einer Erklärung weshalb es gerade nicht geht und wann es wieder besser passt – dass stimmt die KollegInnen wieder etwas freundlicher. Mein Tipp hierzu wäre natürlich, überlegt Euch jeden Tag welche Aufgaben wirklich Eure vollste Konzentration benötigen und plant Euch einige Zeit komplettes Ungestörtsein mit ein. Hängt ein schild an die Türe „bitte nicht stören“ oder kommuniziert bestimmte Zeiten mit eurem Team. Versucht Euch den Raum zu nehmen, den Ihr braucht um effektiver und gelassener an die Arbeit zu gehen, denn wenn Ihr nicht gestört werdet, verringert Ihr auch den Stresspegel & vermeidet so unbeliebte Flüchtigkeitsfehler. Versucht Euren Chef oder Eure Chefin mit ins Boot zu holen und stellt bei diesen den Vorteil ungestörter Zeiten klar hervor. Vergesst nicht auch Emailbenachrichtigungen, Telefone oder Euer Handy als potentielle Störquelle auszuschalten.

Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen bei der Arbeit:

  • Störungen bei wichtigen Aufgaben komplett vermeiden
  • Bei Unterbrechungen, kurz innehalten und sich merken wo genau man gerade war und was der nächste Schritt gewesen wäre
  • Wenn Unterbrechungen auftreten, eine kurze Notiz machen, damit nicht vergessen wird, wo man gerade war und schneller wieder mit der eigentlichen Tätigkeit begonnen werden kann
  • Unterbrechungen so kurz wie möglich halten
  • Unterbrechungen nicht immer direkt bearbeiten. (Stell Dir die Frage: Ist es wirklich notwendig, dass du direkt ans Telefon gehst? Kannst Du zurück rufen? Kann der gerade gedachte Gedankengang noch schnell zu Ende gebracht werden?)

Ausführliche Informationen zum Thema Arbeitsunterbrechungen, Störungen bei der Arbeit und Multitasking im Büro sind  in der Broschüre der BAuA – Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zu finden–> Hier online lesen: Bitte nicht stören! Arbeitsunterbrechungen & Multitasking

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Die Autorin

Ekram Bsiri (Office-Coach)

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Ekram Bsiri unterstützt mit Ihrer Glücksstrategie Menschen darin herauszufinden wie sie sich selbst glücklich und zufrieden machen können, damit sie ein erfülltes, glückliches und sinnvolles Leben führen können, ohne weiterhin orientierungslos auf der Suche zu sein. In speziellen Weiterbildungsangeboten & Coachings zu psychologischen Themen widmet sie ihre Arbeit der wissenschaftlich fundierten Psychologie, mit der Vision: Verlässliches & Kreatives zu verbinden. Was sie mag: Freiheit, Struktur, E-learning, neue Wege, Kreativität, Humor Was sie nicht mag: Struktur 🙂 , Lieblosigkeit, süßen Kaffee

Was tun, wenn Unterbrechungen wieder bei der Arbeit im Büro stören? So kann man Stress vermeiden! was last modified: Juli 19th, 2016 by Ekram Bsiri (Office-Coach)

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